Jak zorganizować otwarcie placówki?

przecięcie wstęgi podczas eventu otwarcia Fot. Fotolia, ©adam121

Poniżej krok po kroku opisuję jak zorganizować event oraz zamieszczam plan eventu z checklistą do pobrania w PDF.

Otwarcie placówki to świetna okazja do zaprezentowania Twoich usług, wykreowania wizerunku, na jakim Ci zależy i promocji biznesu. Podczas eventu masz szansę na osobiste spotkanie z klientami – rozmowę, wymianę opinii i wysłuchanie ich oczekiwań. Spotkanie z klientami daje również możliwość bezpośredniego zaprezentowania firmy oraz pracowników, dokładnie w taki sposób, w jaki marka chce być postrzegana na rynku.

Jeśli jednak chcesz w pełni wykorzystać marketingowe możliwości eventu, to nie zostawiaj organizacji wydarzenia na ostatnią chwilę, bo zmarnujesz czas i pieniądze. Udane otwarcie wymaga planowania, od określenia tego, co chcesz osiągnąć po przewidzenie potencjalnych problemów. Zacznij obmyślać szczegóły wydarzenia co najmniej na kilka tygodni wcześniej, aby mieć pewność, że wszystko jest zapięte na ostatni guzik.

Cel

Przede wszystkim zastanów się, co chcesz osiągnąć. Czy zorganizowana przez Ciebie impreza ma przyciągnąć pacjentów i przełożyć się na sprzedaż usług, czy po prostu chcesz poinformować lokalną społeczność o nowym miejscu i wzbudzić w nich świadomość istnienia marki? A może zależy Ci na tym, aby wyedukować jakąś grupę, aby była bardziej otwarta na korzystanie z usługi?

To, co chcesz osiągnąć, przełoży się na wybór formy spotkania. Jeśli zależy ci na przyciągnięciu nowych klientów, to najważniejsze będzie skoncentrowanie się na promocji wydarzenia i przyciągniecie jak największej liczby osób. Jeśli chcesz zbudować lokalne relacje, to liczba gości może być mniejsza, ale z kolei musisz poświecić więcej czasu i środków, aby odpowiednio ich ugościć i zbudować relacje.

Lista gości

Już na początkowym etapie powinna powstać wstępna lista gości, która posłuży do wszystkich działań związanych z planowaniem wydarzenia. Otwarcie to pierwsza duża szansa rozpoczęcia budowania relacji i zaistnienia w świadomości lokalnej społeczności. Dlatego zaproś wszystkich, którzy mogą mieć wpływ na Twój biznes: lokalne władze, dziennikarzy, właścicieli powiązanych firm, dostawców, sąsiadów, współpracowników i oczywiście klientów. Lista gości ma tendencję do wydłużania się w trakcie przygotowań, dlatego im wcześniej zostanie przygotowana, tym lepiej, zwłaszcza że ilość osób wpłynie na budżet i sposób organizacji imprezy.

Miejsce

Jeśli chcesz zaprosić większą grupę, to upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca. Maksymalizuj przestrzeń: skorzystaj z poczekalni, aby zebrać tam gości, w pokoju socjalnym przygotuj zaplecze dla cateringu. Jeśli w Twojej placówce nie ma wystarczająco dużo miejsca, sprawdź, czy masz inne możliwości np.

  • możesz zaprosić gości na zwiedzanie placówki, a dalszą część wydarzenia np. poczęstunek zorganizować w pobliskiej restauracji lub hotelu,
  • być może wynajmujesz lokal w biurowcu, w którym są sale konferencyjne lub inna wspólna przestrzeń, które możesz wynająć?
  • a może Twoja placówka mieści się w samodzielnym budynku i choć w środku jest niewiele miejsca, to na zewnątrz można rozstawić namiot?

Niezależnie od lokalizacji przed wydarzeniem rozplanuj szczegółowo przestrzeń i rozmieszczenie:

  • szatni dla gości,
  • miejsca przecięcia wstęgi / przemówienia lub prezentacji,
  • stołów cateringowych,
  • stolików koktajlowych oraz strefy relaksu i rozmów.

Wszystkie szczegóły związane z rozplanowaniem eventu uzgodnij z dostawcami.

Budżet

Od Twojego budżetu zależy forma, przebieg wydarzenia, to ilu gości możesz zaprosić, jak i to, czy np. zaoferujesz specjalną zniżkę na zakup usługi w przyszłości lub darmową konsultację, aby przyciągnąć nowych klientów. Określ kwotę potrzebną do pokrycia wszystkich kosztów i zarezerwuj pozycję na nieoczekiwane wydatki (zazwyczaj ok. 10%).

Rodzaj wydarzenia

W zależności od tego, jaki jest Twój cel i jakim budżetem dysponujesz, wybierz odpowiednią formę wydarzenia np.:

  • Bankiet – możesz zorganizować niewielki poczęstunek lub wystawny lunch połączony z prezentacją placówki.
  • Pokaz usług – jeśli świadczysz specjalistyczne usługi np. z zakresu medycyny estetycznej, dobrym pomysłem może być zorganizowanie pokazu, prezentującego możliwości placówki i sprzętu, którym dysponujesz.
  • Wykład lub warsztat – to świetne rozwiązane, jeśli chciałbyś zaprezentować swoich ekspertów, podzielić się wiedzą lub wyedukować potencjalnych klientów, aby chętniej korzystali z Twoich usług.
  • „Biała Sobota” – to bezpłatne badania i porady lekarskie, które pozwolą pacjentom zapoznać się z placówką.

Termin

Termin eventu zależeć będzie od rodzaju wydarzenia, które planujesz. Bankiety odbywają się zazwyczaj w środku tygodnia (nie w poniedziałki i nie w piątki). „Biała Sobota” jak sama nazwa wskazuje, to wydarzenie weekendowe. Planując uroczystość, sprawdź przede wszystkim czy termin nie koliduje z jakimkolwiek innym ważnym wydarzeniem np. czy w tym czasie nie odbywa się mecz reprezentacji lub, czy termin nie wypada w czasie, gdy większość osób wyjeżdża na długi weekend lub na ferie.

Godzina spotkania zależy od gości, których planujesz zaprosić. Czy twoja grupa docelowa będzie w stanie wziąć udział w bankiecie lub wykładzie w środku dnia? Czasem impreza w czasie lunchu jest zaletą, bo pozwala wyjść na spotkanie w ramach obowiązków służbowych. Jeśli zapraszasz panie na pokaz usług kosmetologicznych, to lepiej zorganizować spotkanie wieczorem, po pracy.

Jeśli wydarzenia ma odbyć się w czasie, gdy Twoja placówka jest zazwyczaj otwarta, to koniecznie musisz wziąć to pod uwagę przy umawianiu pacjentów.

Po wyborze terminu koniecznie wpisz go do kalendarza: swojego i wszystkich ważnych osób (współpracowników), którzy powinni wziąć w nim udział. Wydaje się to oczywiste, ale zdarza się, że choć wszyscy „wiedzą” o imprezie, to jeśli nie mając zarezerwowanego terminu w kalendarzu, umawiają kolejne spotkania.

Harmonogram

Najlepiej zacznij planować wydarzenie z wyprzedzeniem ok. 8 tygodni. Da Ci to czas na przygotowanie wszystkich szczegółów, w tym zaprojektowanie i wysłanie zaproszeń. Zapewne chcesz, aby jak najwięcej osób mogło uczestniczyć w evencie, więc daj swoim gościom informację na ok. 3 tygodnie wcześniej, aby mogli zarezerwować termin.

Przed uroczystym otwarciem rozpocznij działalność biznesową. Nie planuj otwarcia, jeśli nie masz stuprocentowej pewności, że Twoja placówka będzie już sprawnie funkcjonować. Na pewno nie chciałbyś pokazywać gościom placu budowy lub gabinetów w trakcie adaptacji i opowiadać jak to będzie wyglądało w przyszłości. Masz tylko jedną szansę na dobre pierwsze wrażenie, więc upewnij się, że będzie naprawdę świetne i zorganizuj uroczystość przynajmniej tydzień lub dwa po uruchomieniu placówki.

Lista kontrolna (checklista)

Aby wydarzenie okazało się sukcesem, krytyczny jest ciągły monitoring czy wszystko idzie zgodnie z planem. Nawet najlepsze pomysły mogą okazać się porażką, jeśli nie zdążysz zrealizować ich na czas. W tym celu konieczne będzie szczegółowe rozplanowanie poszczególnych działań. Każde zadanie ma określony termin, w którym powinno zostać wykonane. Zdecyduj, kto z Twojego personelu będzie odpowiedzialny za poszczególne obowiązki i wyznacz terminy.

Po tym linkiem znajdziesz plan eventu z listą kontrolną (checklistą) jak zorganizować event otwarcia, aby niczego nie pominąć.

checklista eventu, lista kontrolna event otwarcia, jak zorganizowac event krok po kroku

Przebieg wydarzenia

Planuj wydarzenie, które jest zgodnie z działalnością, którą prowadzisz. Skoro otwierasz placówkę medyczną, to zbuduj scenariusz wydarzenia wokół usług, które świadczysz. Jeśli organizujesz wydarzenie na terenie przychodni, to zawsze zaoferuj gościom jej zwiedzanie z osobą, która może opowiedzieć nieco więcej o procedurach, sprzęcie czy usługach.

Zaproszenia

Prawdopodobnie część zaproszeń będziesz wysyłać pocztą lub rozdawać osobiście, więc potrzebny będzie czas na przygotowanie projektu graficznego, druk zaproszeń, a potem ich spakowanie, zaadresowania i dostarczanie. To ważny, czasochłonny i kluczowy element. Będziesz też potrzebował zaproszenie w wersji elektronicznej do wysyłki e-mailem lub umieszczenia w social mediach.

W zaproszeniu powinny się znaleźć podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zaprasza na wydarzenie. Jeśli dojazd do placówki jest skomplikowany, to przekaż gościom mapkę i szczegółowe informacje jak najłatwiej dojechać i zaparkować, aby nie błądzili.

Nie zapomnij o umieszczeniu w zaproszeniu prośby o potwierdzenie przybycia (R.S.V.P.) i wyznaczeniu konkretnej daty, dla której zbierasz potwierdzenia oraz podania informacji kontaktowych. Możesz utworzyć wydarzenie na profilu placówki na Facebooku i sprawdzać, kto potwierdził uczestnictwo, albo skorzystać z jednej z wielu aplikacji zbierających potwierdzenia udziału. Niezależnie od zbierania potwierdzeń najlepiej na tydzień przed wydarzeniem zadzwonić do zaproszonych gości, którzy nie potwierdzili udziału i upewnić się, że przyjdą. Może to zwiększyć frekwencję, bo goście poczują się bardziej zmotywowani.

Catering

Niezależnie od tego, czy planujesz skromny poczęstunek, czy bufet z kilkoma daniami najłatwiej powierzyć to zadanie firmie cateringowej.  Planując catering na imprezę, należy wziąć pod uwagę preferencje gości, dlatego warto zróżnicować dania i wybrać potrawy wegetariańskie, wegańskie i mięsne. Zazwyczaj firmy cateringowe zajmują się również organizacją dodatkowych elementów jak np.  dekoracje oraz szatnia dla gości.

Nie zapomnij wcześniej uzgodnić z firmą dokładnego planu rozmieszczenia stołów, szatni i innych elementów.

Zaplecze techniczne

Czy planujesz jakąś prezentację lub przemówienie, a może chciałbyś, aby w trakcie wydarzenia była odtwarzana muzyka? Jeśli tak, to możesz potrzebować dodatkowo profesjonalnego nagłośnienia, oświetlanie lub ekranów. Sprzęt powinien być wcześniej przetestowany, aby podczas imprezy nie było żadnych niespodzianek.

Oznakowanie eventu

W dniu imprezy umieść znaki, balony, flagi lub banery, które zwrócą uwagę na Twoją firmę i pomogą gościom w odnalezieniu miejsca spotkania. Oznakowanie wydarzeń będzie odgrywać kluczową rolę w reklamowaniu Twojej lokalizacji i ułatwi gościom dotarcie na miejsce (na parking, do budynku lub konkretnego pomieszczenia).

Fotograf

Nie zapomnij o zdjęciach i wynajmij fotografa. Dzięki temu będziesz mógł informować o otwarciu np. w swoich kanałach social media już po zakończeniu wydarzenia i wykorzystywać zdjęcia w materiałach promocyjnych.

Upominki dla gości

Jeśli budżet na to pozwala, przygotuj dla każdego gościa małą torbę z upominkami związanym z Twoją firmą, które pomogą uczestnikom zapamiętać wydarzenie i ofertę firmy.

Scenariusz wydarzenia

Scenariusz jest czymś w rodzaju przewodnika, który mówi, jak ma wyglądać wydarzenie minuta po minucie. Zawrzyj nawet najdrobniejsze szczegóły tak, aby wszyscy mieli jasność co do tego, co powinno być zrobione. Nie zapomnij umieścić nazwiska osoby, do której dostawcy będą się mogli zwrócić w razie problemów i która będzie wszystko kontrolować. Niech nie będzie to tuzin osób, z których każda, mówi co innego, to najprostsza droga do katastrofy. Harmonogram powinien być przygotowany wcześniej i rozesłany do wszystkich kluczowych osób (organizatorów, dostawców), tak, aby każda z nich mogła się z nim zapoznać.

W harmonogramie powinny się znaleźć:

  • Informacje kontaktowe dla dostawców w tym data, godzina i adres miejsca, gdzie mają się pojawić.
  • Dane osoby kontaktowej, która koordynuje wydarzenie i do której może się zwrócić w razie pytań lub problemów.
  • Dokładny czas głównych wydarzeń z informacją, co będzie się działo.

Kluczowe osoby z firmy, które będą prowadzić prezentację lub przemawiać mogą potrzebować dodatkowych materiałów i opracowania treści przemówienia, lub prezentacji.

Marketing

Priorytetem jest marketing, dlatego nie zapomnij:

  • Wydrukować materiały na temat placówki i usług: ulotki, wizytówki lub kupony rabatowe. Możesz je przekazać uczestnikom lub dodać do toreb prezentowych dla gości.
  • Promować wydarzenie na swoich platformach społecznościowych.
  • Przesłać informacje do lokalnych mediów i zaprosić dziennikarzy na otwarcie. Zaprezentowanie mediom nowego biznesu w mieście, to świetny sposób na promocję – zarówno przed, jak i po wielkim otwarciu. Dwa lub trzy tygodnie przed wydarzeniem skontaktuj się z wybranymi ośrodkami przez telefon i wyślij zaproszenie i informacje o placówce. Udostępnij również zestaw prasowy na spotkaniu – wystarczy folder lub broszura z informacją o firmie i usługach, kopia informacji prasowej i wizytówka.

Bądź dobrym gospodarzem

W trakcie samej uroczystości zachowaj umiar i powstrzymaj się od bezpośredniego reklamowania swoich usług. Jako gospodarz musisz zadbać przede wszystkim o komfort gości. Witaj gości, przestaw się, podziękuj za przybycie i pomagaj uczestnikom, którzy są zainteresowani Twoimi usługami w uzyskaniu informacji.

Po wydarzeniu

Zbierz wizytówki lub kontakty do osób, które były na Twoim otwarciu i wyślij im podziękowania. Przy okazji możesz dosłać dodatkowe materiały.

Jeśli dziennikarze nie przybyli na wydarzenie koniecznie wyślij im komunikat prasowy.

Podsumuj wydarzenie i oceń efektywność

Oceń liczbę gości, wzmianki w mediach lub dodatkową sprzedaż – w zależności od tego, jakie są Twoje kryteria sukcesu, aby sprawdzić, czy cel wydarzenia został osiągnięty. Może to pomóc Ci w przyszłości w decyzji czy warto organizować takie eventy i czy zyski rekompensują wydatki finansowe oraz zaangażowanie czasu i ludzi.